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Mapa da operação atual
Representação dos processos, atividades, responsáveis, decisões, sistemas, dependências, gargalos, riscos e desperdícios identificados.
Como funciona a Vazto Flow?
A Vazto Flow é realizada por ciclos. Começamos pelo setor ou processo com maior impacto na operação e, após a conclusão do primeiro ciclo, o trabalho pode ser expandido para outras áreas da empresa.
Cinco fases, cinco perguntas
Cada fase responde a uma pergunta e prepara a seguinte. O ciclo leva o processo do papel à rotina, e só termina quando a nova forma de trabalhar está em uso.
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Definição
O que exatamente vamos modernizar?
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Diagnóstico
Como o trabalho funciona hoje?
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Redesenho
Como esse processo pode funcionar melhor?
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Padronização e preparação
Como isso vira uma forma de trabalho clara e replicável?
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Implementação e evolução
Como a mudança funciona de verdade e continua evoluindo?
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Definição
Nesta fase, definimos onde o primeiro ciclo do Vazto Flow irá concentrar seus esforços.
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Escopo do ciclo
O que fará parte deste ciclo de modernização.
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Processos prioritários
Quais processos receberão atenção primeiro.
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Pessoas e áreas envolvidas
Quem precisa participar do trabalho.
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Responsabilidades
Qual será o papel de cada parte durante o ciclo.
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Resultados esperados
O que buscamos melhorar ou transformar.
Ao final desta fase, teremos um ciclo claramente definido e alinhado às prioridades da empresa.
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Diagnóstico
Mapeamos a operação atual para compreender como atividades, pessoas, decisões, informações e sistemas se conectam no dia a dia.
Mapear a operação atual
Atividades e etapasO que acontece do início ao fim do processo.
Pessoas e áreas responsáveisQuem executa, participa, aprova ou acompanha cada atividade.
Decisões e aprovaçõesOnde existem validações, esperas ou dependências.
Documentos e informaçõesO que precisa circular para o processo funcionar.
Sistemas e ferramentasQuais recursos sustentam a operação.
Prazos e dependênciasOnde existem tempos de espera ou relações entre atividades.
Integração entre setoresComo diferentes áreas participam do mesmo processo.
Processo previsto x realizadoDiferenças entre o que deveria acontecer e o que realmente acontece.
Identificar os problemas
Com a operação reconstruída, fica visível onde ela perde tempo, dinheiro e confiança.
Indicadores iniciais
Também estabelecemos uma base de indicadores para que seja possível comparar a operação antes e depois da modernização.
Sistemas, contratos e fornecedores
Quando estiverem diretamente ligados aos processos analisados, também podem ser avaliados: utilização, integração, custo-benefício e contribuição para os resultados da operação.
A análise de sistemas, contratos e fornecedores é realizada sob a perspectiva operacional. A Vazto não realiza auditorias jurídicas, fiscais ou contábeis.
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Redesenho
A partir do diagnóstico, identificamos as causas dos problemas e desenvolvemos uma nova proposta de funcionamento para os processos prioritários.
Processo atual
- Complexidade
- Gargalos
- Retrabalho
- Dependências
Processo redesenhado
- Mais simples
- Mais claro
- Mais eficiente
- Mais controlável
O redesenho pode envolver:
Eliminar etapas desnecessáriasRetirar atividades que não agregam valor.
Reduzir burocraciasSimplificar aprovações, validações e esperas excessivas.
Definir responsabilidadesDeixar claro quem executa, aprova e acompanha.
Padronizar a execuçãoCriar uma forma consistente de realizar as atividades.
Melhorar a integração entre áreasReduzir falhas na passagem de informações e responsabilidades.
Revisar decisõesTornar os pontos de decisão mais simples e claros.
Digitalizar atividadesSubstituir atividades manuais quando fizer sentido.
Automatizar tarefas repetitivasReduzir esforço operacional e possibilidade de erros.
Melhorar o uso dos sistemasAproveitar melhor as ferramentas já disponíveis ou necessárias.
Reduzir riscos operacionaisCriar processos mais previsíveis e controlados.
Automação e digitalização são consideradas quando contribuem para melhorar o processo. O objetivo do Vazto Flow não é adicionar tecnologia por adicionar, mas construir uma operação mais eficiente.
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Padronização e preparação
Documentamos o novo funcionamento, estruturamos as condições necessárias e preparamos as pessoas para colocá-lo em prática.
Padronizamos
A documentação pode incluir:
Mapas dos novos fluxosRepresentação visual dos processos redesenhados.
Orientações de execuçãoComo cada etapa deve acontecer.
Papéis e responsabilidadesQuem executa, decide, aprova e acompanha.
Decisões e aprovaçõesCritérios e responsabilidades para cada decisão.
Regras e critérios operacionaisPadrões necessários para manter consistência.
Padrões de atendimento, comunicação e entregaQuando aplicáveis ao processo.
Indicadores e controlesComo o desempenho será acompanhado.
Documentos e materiais de apoioRecursos necessários para sustentar a nova operação.
Preparamos a implementação
O plano que põe a mudança em movimento reúne:
Preparamos as equipes
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Lideranças
Alinhamento sobre o novo funcionamento e seu papel na mudança.
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Equipes
Preparação para compreender e executar os novos processos.
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Materiais de apoio
Orientações necessárias para facilitar a adoção.
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Implementação e evolução
Colocamos o novo processo em uso e acompanhamos a operação para garantir que a mudança seja incorporada à rotina e continue evoluindo.
Colocar em uso
Acompanhar
Ajustar
Medir resultados
Acompanhamos a adoção
Implementação não é entregar um documento e encerrar o projeto: os processos são aprimorados a partir do uso real.
Medimos os resultados
Retomamos os indicadores definidos no diagnóstico e comparamos a operação com o cenário inicial.
Antes
- Indicadores iniciais
Depois
- Resultados alcançados
Fechamento do ciclo
Avanços obtidosO que melhorou durante o ciclo.
Resultados dos indicadoresComo a nova operação se comporta em relação ao cenário inicial.
Pontos de atençãoO que ainda precisa evoluir.
Ajustes realizadosO que foi aprimorado durante a implementação.
Recomendações para os próximos ciclosOnde a modernização pode continuar.
Um processo modernizado. O próximo ciclo pode começar.
Após a conclusão e avaliação do primeiro ciclo, a Vazto Flow pode avançar para outros processos ou áreas prioritárias, ampliando gradualmente a modernização da empresa.
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Ciclo 01 concluído
02
Próxima prioridade
03
Novo ciclo
O que você recebe
Os resultados e materiais produzidos ao longo do ciclo.
02
Processos redesenhados
Novos fluxos de trabalho, com etapas simplificadas, responsabilidades definidas e decisões mais claras.
03
Recomendações de automação e digitalização
Identificação dos pontos em que tecnologia pode reduzir atividades manuais, erros e perda de tempo.
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Avaliação das soluções utilizadas
Análise operacional dos sistemas, contratos e fornecedores diretamente relacionados aos processos trabalhados.
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Documentação dos novos processos
Fluxos, regras, padrões, responsabilidades, indicadores e materiais necessários para sustentar a nova operação.
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Plano de implementação
Ações, prioridades, responsáveis, recursos, dependências e prazos para colocar os novos processos em prática.
07
Treinamento das equipes
Preparação das pessoas envolvidas para compreender e executar a nova forma de trabalhar.
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Acompanhamento e resultados
Acompanhamento da adoção, ajustes a partir do uso real e avaliação dos resultados alcançados.
Transforme processos confusos e manuais em uma operação simples e integrada.
Conte como a sua operação funciona hoje. A partir daí definimos juntos por onde o primeiro ciclo deve começar.